Gastro-Finanzcheck:
5 Tipps, wie Gastronomen ihren ROI berechnen sollten
Der Fünf-Punkte-Plan für Ihren Erfolg
1. Täglichen Report erstellen
Nichts führt sicherer zum Erfolg, als sein eigenes Business wirklich durch und durch zu kennen. Dieses Wissen erarbeiten Sie sich am einfachsten mit einem gut durchdachten Finanzplan. Insbesondere Gründer sollten unbedingt einen Businessplan erstellen. Tragen Sie alle Informationen wie Tagesumsatz, Gastanzahl und Artikelpreise ein. Natürlich gehören auch die von Mitarbeitern verzehrten Speisen und Getränke hinein, sowie Ihre Notizen zu gut und schlecht laufenden Artikeln oder Reservierungsabsagen. Sobald die ersten Zahlen eingepflegt sind, sind Sie bereit für Schritt zwei.
2. Gute Tage, schlechte Tage – realistisch planen
Täglich gute Gästezahlen bedeuten nicht automatisch auch schwarze Zahlen. Wenn Ihre Kosten höher liegen als Ihr Umsatz, haben Sie ein Problem. Sie sollten unbedingt Ihren täglichen Break-Even-Point kennen – den Umsatzbetrag, ab dem Sie Gewinne erwirtschaften. Addieren Sie einfach alle Ausgaben eines Monats wie Mieten, Lieferungen, Löhne und Lohnnebenkosten aber auch Verderb und Schwund und teilen Sie die Summe durch Ihre Öffnungstage. Auch hier gilt: Je mehr Posten Sie in die Kalkulation einfließen lassen, desto besser verstehen Sie Ihr Geschäft. Diese Daten ermöglichen Ihnen nun auch eine vorausschauende und zuverlässige Planung.
3. Umsätze vorhersehen
Jetzt kennen Sie Ihr Tages- und Monatsgeschäft. Sie wissen ganz genau, was reinkommt und was rausgeht. Es wird Zeit, dieses Wissen für Ihren Erfolg arbeiten zu lassen. Dafür brauchen Sie nur noch einen guten Überblick Ihres Marktumfelds.
Informieren Sie sich über Termine und Veranstaltungen in Ihrer Stadt, die Ihren Umsatz beeinflussen könnten – sowohl positiv, als auch negativ. Anschließend kommen die Zahlen aus Ihren täglichen Reports wieder zum Einsatz: Welche Umsätze haben Sie in derselben Periode im Vorjahr gemacht? Und: Lassen Sie außerdem auch die Jahreszeiten und die Wettervorhersagen in Ihre Prognosen einfließen – auch wenn Sie keinen Biergarten betreiben.
Menschen gehen bekanntermaßen lieber bei angenehmen Temperaturen und gutem Wetter essen. Auch, wenn manche Gastronomen davon erzählen, dass die Wintermonate bei ihnen die stärksten sind. Ausnahmen sind immer möglich und Sie kennen das Verhalten Ihrer Gäste am besten.
Wenn Sie solche Faktoren berücksichtigen, lassen sich viele notwendige Schritte besser planen, wie etwa die Investition in neue und bessere Küchengeräte.
Was heißt Total Cost of Ownership (TCO)?
Das TCO ist ein Abrechnungsverfahren, das alle möglichen Zusatzkosten einer Investition im Voraus identifiziert und dokumentiert. Dazu zählen beispielsweise die Ersteinrichtung einer Maschine, ihre Reparatur oder Ausfallzeit und auch ihre Entsorgung in der Zukunft. Bewerten Sie eine größere Investition also nie nur nach Ihrem Anschaffungspreis. Am Beispiel gewerblicher Spülmaschinen erklärt sich das wie folgt:
- Die Gefahr, dass es bei Billig- und No-Name-Produkten vermehrt zu Ausfallzeiten aufgrund technischer Mängel kommt, ist deutlich größer als bei professionellen Spülmaschinen.
- Darüber hinaus liefern semi-professionelle Maschinen häufig ein schlechteres Spülergebnis, was zu unzufriedenen Gästen und negativen Erfahrungsberichten führen kann.
- Zu guter Letzt müssen No-Name-Spülmaschinen meist häufiger gewartet werden und haben oftmals keinen zuverlässigen Kundenservice für den Notfall.
Diese drei Nachteile einer „günstigeren“ Investition verursachen während der gesamten Lebenszeit des Gerätes laufende Kosten, die auch noch schwer vorhersehbar sind. Ihr TCO liegt deutlich höher als der Anschaffungswert. Bei einer professionellen, gewerblichen Spülmaschine sind diese Risiken besser kalkulierbar. Denn sie bieten mehr Sicherheit und beispielsweise einen besseren Kundendienst bei Ausfall. Das TCO liegt deutlich näher an ihren Anschaffungskosten.
5. Rücklagen, Rücklagen, Rücklagen!
Auch wenn Sie sich für Qualität entscheiden: Hochwertige Ausrüstung kann sie nicht vor allen Risiken schützen. Wahrscheinlich bleiben Sie vor teuren Reparaturen verschont, aber Ihr Betrieb kann dennoch einer Steuernachzahlung, den Launen der Natur oder schlimmstenfalls einem Brand zum Opfer fallen.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie Rücklagen bilden. Im Härtefall haben Sie so eine Sicherheit in der Hinterhand. Gerade als Gründer sollten Sie diese Rücklagen von Anfang an in Ihrer Kalkulation berücksichtigen. Gleichwohl werden Ihnen anfangs sicherlich immer wieder kleine Fehler passieren – das geht anderen Start-up-Unternehmern ebenso. Wenn Sie die Punkte eins bis fünf jedoch befolgen, sollte diese „Anfänger-Fehler“ für Sie kein Problem sein. Sie haben wirtschaftlich gesehen alles getan, damit ihr Betrieb dauerhaft effizient läuft.
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